Czy każdy musi posiadać biuro? 

Na podstawie ustawy z 25 września 2015 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 18 listopada 2015 r., poz. 1893) osoby prowadzące działalność gospodarczą muszą wskazać adres i tytuł prawny do lokalu, nie można otworzyć firmy bez podania miejsca, w którym będzie prowadzona działalność. Urzędnicy mają tutaj na myśli: dokonywanie czynności organizacyjnych, zamawianie towarów, obliczanie podatku, wypełnianie deklaracje podatkowych czy przechowywanie firmowych dokumentów jak umowy czy faktury.

To samo dotyczy osób zakładających spółkę z o.o. Jeśli dodatkowo chcesz być VAT-owcem, to posiadanie biura jest konieczne z uwagi na kontrolę z urzędu skarbowego. Może to być jednak wirtualne biuro.

 

Czym jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro (inaczej e-biuro) to usługa wynajęcia miejsca prowadzenia działalności (adresu, skrzynki pocztowej), świadczona przez firmy posiadające przestrzeń biurową oraz kadrę pracowników biurowych.

Zalety biura wirtualnego:

1. Wysokość opłat za czynsz i media są niższe niż w przypadku nawet najmniejszego biura. 
2. Udostępnienie dedykowanego numeru telefonu stacjonarnego
3. Dostęp do biurka (co-working), a niekiedy do całego pomieszczenia.
4. Większość udostępnia sale konferencyjne rozliczane na godziny.
5. Nie musisz zaprzątać sobie głowy wyposażeniem biura, czyli meblami, urządzeniami biurowymi, ponieważ wszystko to jest już na miejscu.
6. Pracownicy którzy:

- odbierają i skanują pocztę wysyłają ją do Ciebie na maila 

- przyjmują interesantów

- pełnią rolę sekretariatu firmy odbierając jej telefony

 

Porządne wirtualne biura zatrudniają całą kadrę pracowników biurowych, którzy świadczą dodatkowe usługi. Możesz skorzystać z usług księgowego, który zadba o Twoje dokumenty i kontakt z urzędem skarbowym. 

 

Siedziba firmy w domu czy w wirtualnym biurze?

Ostateczna cena za wirtualne biuro zależy od pakietu usług, który wybierzesz. Bez względu na to, wszystkie poniesione wydatki możesz w całości zapisać do kosztów uzyskania przychodu. Koszty obniżą Ci naliczony podatek dochodowy. Jest to niewątpliwa przewaga wirtualnego biura nad umiejscowieniem siedziby firmy w mieszkaniu.

Jeśli pokój w mieszkaniu jest wykorzystywany na cele prywatne, a jedynie dodatkowo na prowadzenie działalności gospodarczej, wydatki związane z posiadaniem takiego pomieszczenia mają charakter osobisty i nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

 

Dla kogo wirtualne biuro będzie najlepszym rozwiązaniem?

Na prowadzenie działalności w wirtualnym biurze mogą sobie pozwolić przede wszystkim osoby, które nie potrzebują stacjonarnego miejsca pracy, a jedynie adresu do rejestracji firmy. Jeśli zatem pracujesz przy laptopie, prowadzisz taksówkę,  prowadzisz szkolenia, pracujesz w terenie, dużo podróżujesz, to wirtualne biuro może okazać się rozsądnym i najlepszym finansowo rozwiązaniem.

Wirtualne biuro będzie dobrym wyjściem, gdy prowadzisz międzynarodową korporację lub polską firmę i chcesz otworzyć oddział w nowym kraju lub mieście.

Klientami wirtualnych biur przeważnie są:

• start-upy,
• freelancerzy,
• kancelarie podatkowe i prawne,
• małe i średnie firmy otwierające oddział w nowym mieście,
• sklepy internetowe,
• agencje marketingowe,
• firmy szkoleniowe i rekrutacyjne,
• zagraniczne spółki.

Wady wirtualnego biura:

Wynajem wirtualnego biura w przeciwieństwie do rzeczywistego ma niewiele wad. Podstawową jest to że, wirtualne biuro pracuje w określonych godzinach. Odpadają więc nocki w biurze czy spotkania o niestandardowych porach.

Biuro stacjonarne

Wynajem powierzchni biurowej to stały koszt, który trzeba uwzględniać w comiesięcznych opłatach. Do tego dochodzą przecież rachunki za czynsz, media, internet i telefon. Musimy zatrudnić sekretarkę lub osobę do prowadzenia biura.

Będziesz też musiał sam się zatroszczyć o sprzątanie i prace konserwacyjne, a nawet o ochronę lokalu. Wszystko to pociąga dodatkowe wydatki. Najem lokalu biurowego, mimo wielu zalet, ma jedną podstawową wadę – poważne koszty, które na początku prowadzenia działalności będą ogromnym obciążeniem. 

Biuro w miejscu zamieszkania 

Chcąc prowadzić działalność w miejscu zamieszkania można wyznaczyć na ten cel cały lokal lub jego część. Można prowadzić działalność także w części lokalu np. pokoju. Zgodnie z przepisami podatkowymi, wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją mieszkania można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Można to zrobić  jedynie w przypadku, gdy posiadany lokal, jako całość lub wyodrębnione w tym lokalu pomieszczenie służy tylko i wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej i jednocześnie nie służy celom osobistym. Trzeba jednak pamiętać, że prowadzenie firmy we własnym mieszkaniu spowoduje wzrost stawki podatku od nieruchomości.

W sytuacji, gdy pomieszczenie jest wykorzystywane na cele prywatne, a jedynie dodatkowo używane jest w prowadzonej działalności gospodarczej, wydatki związane z posiadaniem takiego pomieszczenia mają charakter osobisty i nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. 

Wpływ siedziby na odbiór klientów

Niestety, nie każdy chce współpracować z firmą, która nie posiada stacjonarnej siedziby. Działa wówczas tzw. zasada ograniczonego zaufania. Gdy nie możemy na własne oczy przekonać się o działalności danego przedsiębiorstwa, to nie do końca jesteśmy przekonani co do jego profesjonalizmu

Nie każdemu jednak odpowiada współpraca z firmą, która na wirtualne biuro.Wiele osób przyzwyczajonych jest do tradycyjnych spotkań i rozmów w cztery oczy. Wiadomości elektroniczne niekoniecznie do nich przemawiają. Decydując się na skorzystanie z usług danej firmy, często chcą osobiście poznać ich przedstawicieli, aby zobaczyć, co sobą reprezentują, jak zachowują się w kontaktach z klientem itd. Takie wrażenie może okazać się kluczowe.