Czy każdy musi posiadać biuro? 

Na podstawie ustawy z 25 wrzeÅ›nia 2015 r. o zmianie ustawy o swobodzie dziaÅ‚alnoÅ›ci gospodarczej (DzU z 18 listopada 2015 r., poz. 1893) osoby prowadzÄ…ce dziaÅ‚alność gospodarczÄ… muszÄ… wskazać adres i tytuÅ‚ prawny do lokalu, nie można otworzyć firmy bez podania miejsca, w którym bÄ™dzie prowadzona dziaÅ‚alność. UrzÄ™dnicy majÄ… tutaj na myÅ›li: dokonywanie czynnoÅ›ci organizacyjnych, zamawianie towarów, obliczanie podatku, wypeÅ‚nianie deklaracje podatkowych czy przechowywanie firmowych dokumentów jak umowy czy faktury.

To samo dotyczy osób zakÅ‚adajÄ…cych spóÅ‚kÄ™ z o.o. JeÅ›li dodatkowo chcesz być VAT-owcem, to posiadanie biura jest konieczne z uwagi na kontrolÄ™ z urzÄ™du skarbowego. Może to być jednak wirtualne biuro.

 

Czym jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro (inaczej e-biuro) to usÅ‚uga wynajÄ™cia miejsca prowadzenia dziaÅ‚alnoÅ›ci (adresu, skrzynki pocztowej), Å›wiadczona przez firmy posiadajÄ…ce przestrzeÅ„ biurowÄ… oraz kadrÄ™ pracowników biurowych.

Zalety biura wirtualnego:

1. Wysokość opÅ‚at za czynsz i media sÄ… niższe niż w przypadku nawet najmniejszego biura. 
2. Udostępnienie dedykowanego numeru telefonu stacjonarnego
3. Dostęp do biurka (co-working), a niekiedy do całego pomieszczenia.
4. Większość udostępnia sale konferencyjne rozliczane na godziny.
5. Nie musisz zaprzątać sobie głowy wyposażeniem biura, czyli meblami, urządzeniami biurowymi, ponieważ wszystko to jest już na miejscu.
6. Pracownicy którzy:

- odbierajÄ… i skanujÄ… pocztÄ™ wysyÅ‚ajÄ… jÄ… do Ciebie na maila 

- przyjmujÄ… interesantów

- pełnią rolę sekretariatu firmy odbierając jej telefony

 

PorzÄ…dne wirtualne biura zatrudniajÄ… caÅ‚Ä… kadrÄ™ pracowników biurowych, którzy Å›wiadczÄ… dodatkowe usÅ‚ugi. Możesz skorzystać z usÅ‚ug ksiÄ™gowego, który zadba o Twoje dokumenty i kontakt z urzÄ™dem skarbowym. 

 

Siedziba firmy w domu czy w wirtualnym biurze?

Ostateczna cena za wirtualne biuro zależy od pakietu usÅ‚ug, który wybierzesz. Bez wzglÄ™du na to, wszystkie poniesione wydatki możesz w caÅ‚oÅ›ci zapisać do kosztów uzyskania przychodu. Koszty obniżą Ci naliczony podatek dochodowy. Jest to niewÄ…tpliwa przewaga wirtualnego biura nad umiejscowieniem siedziby firmy w mieszkaniu.

JeÅ›li pokój w mieszkaniu jest wykorzystywany na cele prywatne, a jedynie dodatkowo na prowadzenie dziaÅ‚alnoÅ›ci gospodarczej, wydatki zwiÄ…zane z posiadaniem takiego pomieszczenia majÄ… charakter osobisty i nie mogÄ… być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

 

Dla kogo wirtualne biuro będzie najlepszym rozwiązaniem?

Na prowadzenie dziaÅ‚alnoÅ›ci w wirtualnym biurze mogÄ… sobie pozwolić przede wszystkim osoby, które nie potrzebujÄ… stacjonarnego miejsca pracy, a jedynie adresu do rejestracji firmy. JeÅ›li zatem pracujesz przy laptopie, prowadzisz taksówkÄ™,  prowadzisz szkolenia, pracujesz w terenie, dużo podróżujesz, to wirtualne biuro może okazać siÄ™ rozsÄ…dnym i najlepszym finansowo rozwiÄ…zaniem.

Wirtualne biuro będzie dobrym wyjściem, gdy prowadzisz międzynarodową korporację lub polską firmę i chcesz otworzyć oddział w nowym kraju lub mieście.

Klientami wirtualnych biur przeważnie są:

• start-upy,
• freelancerzy,
• kancelarie podatkowe i prawne,
• maÅ‚e i Å›rednie firmy otwierajÄ…ce oddziaÅ‚ w nowym mieÅ›cie,
• sklepy internetowe,
• agencje marketingowe,
• firmy szkoleniowe i rekrutacyjne,
• zagraniczne spóÅ‚ki.

Wady wirtualnego biura:

Wynajem wirtualnego biura w przeciwieństwie do rzeczywistego ma niewiele wad. Podstawową jest to że, wirtualne biuro pracuje w określonych godzinach. Odpadają więc nocki w biurze czy spotkania o niestandardowych porach.

Biuro stacjonarne

Wynajem powierzchni biurowej to staÅ‚y koszt, który trzeba uwzglÄ™dniać w comiesiÄ™cznych opÅ‚atach. Do tego dochodzÄ… przecież rachunki za czynsz, media, internet i telefon. Musimy zatrudnić sekretarkÄ™ lub osobÄ™ do prowadzenia biura.

BÄ™dziesz też musiaÅ‚ sam siÄ™ zatroszczyć o sprzÄ…tanie i prace konserwacyjne, a nawet o ochronÄ™ lokalu. Wszystko to pociÄ…ga dodatkowe wydatki. Najem lokalu biurowego, mimo wielu zalet, ma jednÄ… podstawowÄ… wadÄ™ – poważne koszty, które na poczÄ…tku prowadzenia dziaÅ‚alnoÅ›ci bÄ™dÄ… ogromnym obciążeniem. 

Biuro w miejscu zamieszkania 

ChcÄ…c prowadzić dziaÅ‚alność w miejscu zamieszkania można wyznaczyć na ten cel caÅ‚y lokal lub jego część. Można prowadzić dziaÅ‚alność także w części lokalu np. pokoju. Zgodnie z przepisami podatkowymi, wydatki zwiÄ…zane z utrzymaniem i eksploatacjÄ… mieszkania można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Można to zrobić  jedynie w przypadku, gdy posiadany lokal, jako caÅ‚ość lub wyodrÄ™bnione w tym lokalu pomieszczenie sÅ‚uży tylko i wyÅ‚Ä…cznie dla celów prowadzonej dziaÅ‚alnoÅ›ci gospodarczej i jednoczeÅ›nie nie sÅ‚uży celom osobistym. Trzeba jednak pamiÄ™tać, że prowadzenie firmy we wÅ‚asnym mieszkaniu spowoduje wzrost stawki podatku od nieruchomoÅ›ci.

W sytuacji, gdy pomieszczenie jest wykorzystywane na cele prywatne, a jedynie dodatkowo używane jest w prowadzonej dziaÅ‚alnoÅ›ci gospodarczej, wydatki zwiÄ…zane z posiadaniem takiego pomieszczenia majÄ… charakter osobisty i nie mogÄ… być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. 

WpÅ‚yw siedziby na odbiór klientów

Niestety, nie każdy chce wspóÅ‚pracować z firmÄ…, która nie posiada stacjonarnej siedziby. DziaÅ‚a wówczas tzw. zasada ograniczonego zaufania. Gdy nie możemy na wÅ‚asne oczy przekonać siÄ™ o dziaÅ‚alnoÅ›ci danego przedsiÄ™biorstwa, to nie do koÅ„ca jesteÅ›my przekonani co do jego profesjonalizmu

Nie każdemu jednak odpowiada wspóÅ‚praca z firmÄ…, która na wirtualne biuro.Wiele osób przyzwyczajonych jest do tradycyjnych spotkaÅ„ i rozmów w cztery oczy. WiadomoÅ›ci elektroniczne niekoniecznie do nich przemawiajÄ…. DecydujÄ…c siÄ™ na skorzystanie z usÅ‚ug danej firmy, czÄ™sto chcÄ… osobiÅ›cie poznać ich przedstawicieli, aby zobaczyć, co sobÄ… reprezentujÄ…, jak zachowujÄ… siÄ™ w kontaktach z klientem itd. Takie wrażenie może okazać siÄ™ kluczowe.